# Как устроены закупки

> Модуль «Закупки»: черновики заявок по расходу из iiko, правка шефом, сводка и утверждение отделом закупок, выгрузка заказов поставщикам в Excel.

Модуль **Закупки** собирает заявки ресторанов поставщикам. Сервис сам предлагает, сколько чего заказать, по расходу продуктов из складского учёта iiko. Шеф ресторана поправляет заявку и отправляет её, отдел закупок видит заявки всех ресторанов в одной сводке и утверждает поставки.

## Как идёт заявка

1. **Черновик.** В заданные дни и время у каждого ресторана появляется черновик заявки. Количество по каждому товару сервис считает по расходу в те же дни прошлой недели, а в режиме «С учётом остатков» учитывает ещё и остатки на складе.
2. **Шеф** проверяет черновик: меняет количества, при необходимости выбирает другого поставщика, добавляет или удаляет товары и нажимает **Отправить в закупки**. [Как работать с заявкой](https://docs.stoplist.tech/procurement/request)
3. **Отдел закупок** в **Сводке поставок** видит, какие рестораны отправили заявки, на какие суммы и у кого не набран минимум поставщика. Закупщик правит количества, переносит позиции к другим поставщикам, если нужно, возвращает заявку шефу и утверждает поставку. [Сводка и утверждение](https://docs.stoplist.tech/procurement/consolidated)
4. **Заказ поставщику** выгружается в Excel и отправляется поставщику вами: сам сервис поставщикам ничего не отправляет.

> **Сервис не отправляет заказы поставщикам**
>
> После утверждения выгрузите Excel по поставщику или за весь день и отправьте его поставщику привычным способом.
## Разделы модуля

| Вкладка | Что там |
|---------|---------|
| Сводка поставок | Заказы на дату по поставщикам или по категориям, утверждение и выгрузка в Excel. [Подробнее](https://docs.stoplist.tech/procurement/consolidated) |
| Заявки | Все заявки ресторанов со статусами. [Подробнее](https://docs.stoplist.tech/procurement/request) |
| Поставщики | Дни поставки, за сколько дней заказывать, минимальная сумма, исключения для ресторанов. [Подробнее](https://docs.stoplist.tech/procurement/suppliers) |
| Товары | Раздел в разработке |
| Рестораны | Как считать заказ, когда формировать черновик, с каких складов брать расход. [Подробнее](https://docs.stoplist.tech/procurement/restaurants) |

Переключатель **По поставщикам / По категориям** в сводке и заявках меняет группировку: строки собираются по поставщикам или по категориям товаров. Выбор запоминается в браузере и действует и на выгрузку в Excel.

## Статусы заявки

| Статус | Что значит |
|--------|------------|
| Черновик | Заявку сформировал сервис, шеф ещё не отправил |
| Отправлена | Шеф отправил заявку в закупки |
| Утверждена | Отдел закупок утвердил поставку |
| Возвращена | Отдел закупок вернул заявку шефу с комментарием |
| Просрочена | Заявку не отправили до срока заказа |

## Роли

Доступ к закупкам дают три системные [роли](https://docs.stoplist.tech/access/roles):

* **procurement_chef** — шеф ресторана: смотрит, правит и отправляет заявки своего ресторана;
* **procurement_manager** — отдел закупок: сводка, правка и утверждение заявок, настройка закупок;
* **procurement_admin** — администратор: настройка складов, графиков поставщиков, минимальных сумм и правил по товарам, просмотр заявок.

Роли admin и viewer доступа к закупкам не дают, их нужно выдать отдельно. Сам модуль доступен, если он включён в тарифе.

## С чего начать

1. Проверьте, что [ключ iiko](https://docs.stoplist.tech/settings/integration) подключён и склады ресторанов синхронизированы.
2. В [настройках ресторанов](https://docs.stoplist.tech/procurement/restaurants) отметьте склады, по которым считать расход, и задайте расписание черновиков.
3. Проверьте [поставщиков](https://docs.stoplist.tech/procurement/suppliers): дни поставки, минимальные суммы и за сколько дней до поставки заказывать.
4. Выдайте шефам роль **procurement_chef**, а закупщикам — **procurement_manager**.

---
Раздел: Закупки. Источник: https://docs.stoplist.tech/procurement/overview